I.    INLEIDING

1.    Dit privacy beleid legt uit hoe de Confederatie voor Immobiliënberoepen Vlaanderen VZW (hierna verkort CIB) omgaat met de persoonsgegevens van natuurlijke personen die met CIB in contact staan (hierna ‘u’ genoemd). Onder persoonsgegevens wordt elke vorm van informatie verstaan die u toelaat om uzelf direct of indirect als een natuurlijke persoon te identificeren.

2.    CIB hecht veel belang aan de bescherming van uw persoonsgegevens en respecteert ten volle uw persoonlijke levenssfeer. CIB behandelt en beschermt uw persoonsgegevens dan ook op een rechtmatige, behoorlijke en transparante wijze.

Bij de verwerking van uw persoonsgegevens leeft CIB evident de wet na, zijnde de Europese verordening nr. 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de gegevensbescherming (beter bekend als ‘GDPR’ of ‘AVG’) of enig ander wetgevingsbesluit die deze wijzigt. Meer informatie over de bescherming van persoonsgegevens kunt u verkrijgen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit.

3.    Wij nodigen u uit om deze verklaring zorgvuldig te lezen zodat u het beleid van CIB op dit gebied kent en begrijpt. Deze verklaring wordt regelmatig bijgewerkt. De meest recente versie van de verklaring is beschikbaar op onze website.

II.    WIE IS DE VERANTWOORDELIJKE VOOR DE VERWERKING?

4.    CIB is de verantwoordelijke voor de verwerking van uw gegevens. Haar coördinaten zijn: Confederatie voor Immobiliënberoepen VZW, Kortrijksesteenweg 1005, 9000 Gent, tel.: 09/ 222 06 22, e-mail: info@cib.be of privacy@cib.be, KBO nr. 0425.043.508.

CIB is dan ook uw gesprekspartner en is diegene die ten aanzien van de Gegevensbeschermingsautoriteit verantwoording dient af te leggen aangaande de verwerking van uw persoonsgegevens. CIB bepaalt de doeleinden waarvoor uw persoonsgegevens worden verwerkt alsook de gebruikte middelen en de verwerkingseigenschappen.

5.    U kunt contact opnemen met onze functionaris voor gegevensbescherming (‘DPO’) door een schrijven te versturen naar het volgend adres: CIB VZW – DPO, Kortrijksesteenweg 1005, 9000 Gent of door een e-mail te sturen naar: privacy@cib.be.

6.    CIB kan beroep doen op gespecialiseerde dienstverleners om uw persoonsgegevens namens CIB en volgens de instructies van CIB te verwerken in overeenstemming met dit privacy beleid. Enkel de persoonsgegevens die strikt noodzakelijke zijn zullen aan deze dienstverleners worden doorgegeven.

III.    WELKE CATEGORIEËN VAN PERSOONSGEGEVENS VERWERKT CIB?

7.    Het gaat over de gegevens die u ons meedeelt en die CIB nodig heeft voor het beheer van uw lidmaatschap bij onze organisatie, zoals uw naam, adres, e-mailadres en andere contactgegevens (zoals telefoonnummer en gsm-nummer), alsook professionele gegevens, zoals het bedrijf of kantoor dat u vertegenwoordigt, de bedrijfsnaam en het ondernemingsnummer en alle andere gegevens in dat verband zoals de activiteiten en het aantal werknemers. CIB dient deze persoonsgegevens te verwerken, zo niet kan er geen uitvoering worden gegeven aan de overeenkomst welke u met CIB hebt afgesloten.  

Financiële gegevens moeten worden verwerkt in het kader van de boekhouding (o.a. betaling lidgeld). Gegevens over uw functie en activiteiten worden verwerkt in het kader van communicatie of public relations. Uw persoonsgegevens kunnen eveneens worden verwerkt in het kader van de organisaties van events e.d.m.

Als u de website van CIB bezoekt, wordt daarbij gebruik gemaakt van cookies waarover u meer informatie kan vinden in onze cookiepolicy.

8.    CIB verwerkt geen gegevens die uw ras of etnische afkomst onthullen, of politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, lidmaatschap van een vakbond, gezondheids- of levensgegevens of seksuele gerichtheid, genetische gegevens of biometrische gegevens.

IV.    VOOR WELKE DOELEINDEN VERWERKT CIB UW PERSOONSGEGEVENS?

9.    CIB verzamelt en verwerkt uw persoonsgegevens enkel en alleen voor de hier onder beschreven doeleinden. CIB zorgt ervoor dat alleen de noodzakelijke en relevante gegevens voor een bepaald doel worden verwerkt. CIB verwerkt uw gegevens in de door de wet toegestane situaties, meer bepaald: (1) om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen die op CIB rusten, (2) om een overeenkomst met u uit te voeren of om op uw verzoek vóór de sluiting van deze overeenkomst bepaalde maatregelen te nemen, (3) voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van CIB, waarbij deze belangen met uw grondrechten en fundamentele vrijheden wordt afgewogen en (4) In specifieke gevallen, met uw toestemming, als gevolg van een specifiek en ondubbelzinnig verzoek, voorafgegaan door duidelijke en begrijpelijke informatie; deze toestemming kan u op elk moment in overeenstemming met de wet intrekken.

1.    WETTELIJKE VERPLICHTINGEN

10.    CIB dient zich te houden aan wetgeving die haar in specifieke omstandigheden verplicht om uw persoonsgegevens te verwerken in het kader van haar activiteiten. Deze verplichtingen kunnen met zich meebrengen dat CIB moet samen werken met de bevoegde autoriteiten en/of derden, en eventueel bepaalde van uw persoonsgegevens aan hen overmaakt. Hieronder valt o.m. de verplichting om te reageren op een formeel verzoek van Belgische belasting- en gerechtelijke autoriteiten

2.    CONTRACTUELE RELATIES TUSSEN CIB EN HAAR LEDEN

11.    Alvorens overeenkomsten te sluiten, dient CIB soms bepaalde gegevens verkrijgen en verwerken, met name om onder andere te reageren op uw verzoek en u bij te staan bij het verstrekken van informatie en bij de sluiting van de overeenkomst.

12.    In het kader van lopende overeenkomsten of het beheer van overeenkomsten, dient CIB een aantal gegeven te verwerken, o.a. om te voldoen aan administratieve en boekhoudkundige verplichtingen en om de met u afgesloten overeenkomst te kunnen uitvoeren.

In dit kader kunnen uw gegevens intern binnen CIB worden verzonden naar diverse afdelingen, waaronder aan diegene die niet rechtstreeks verantwoordelijk zijn voor de relatie met u of de uitvoering van een bepaalde overeenkomst.

CIB kan uw persoonsgegevens voor bijkomende doeleinden verwerken in het kader van de relatie met u en de uitvoering van overeenkomsten.

3.    GERECHTVAARDIGDE BELANGEN VAN CIB

13.    CIB verwerkt uw gegevens ook voor de verwezenlijking van haar gerechtvaardigde belangen. Hierbij streeft CIB ernaar om een billijke balans te vinden tussen de noodzaak om gegevens te verwerken en respect voor uw rechten en vrijheden, met inbegrip van de bescherming van de privacy.

Persoonsgegevens worden onder andere verwerkt voor:

•    Het personaliseren van de diensten van CIB;
•    De verbetering van de kwaliteit van de aan u verleende dienst door:
o    Evaluatie en verbetering van processen, met inbegrip van campagnes, simulaties en verkoop, door middel van verschillende middelen zoals statistische analyse, tevredenheidsonderzoeken en diverse andere zoekmethodes;
o    Verbetering van bestaande (of in ontwikkeling zijnde) producten van CIB, op basis van enquêtes bij klanten van CIB, statistieken, tests en feedback van klanten via sociale netwerken (Twitter, facebook) gekoppeld aan CIB;
•    Toezicht op de activiteiten van CIB, met inbegrip van het aantal oproepen en bezoeken aan de website van CIB, de aard van de gestelde vragen van leden etc.;
•    Het voorbereiden van studies en statistieken, waarbij wordt gebruik gemaakt van anonimisering en pseudonimisering van de betrokkenen;
•    Het gebruik van cookies om het gebruiksgemak van de bezoekers van haar website te verbeteren. Meer informatie over de werking van cookies en de mogelijkheden om het gebruik van cookies te beperken en ze te verwijderen, vindt u in onze cookiepolicy;
•    Het bewaren van bewijsmateriaal (archieven);
•    De vaststelling, uitoefening, verdediging en het behoud van de rechten van CIB of alle personen die zij vertegenwoordigt, bijvoorbeeld voor invorderingsprocedures of geschillen.

4.    SPECIFIEK GERECHTVAARDIGD BELANG VAN CIB: CONVENTIONELE DIRECT MARKETING

14.    CIB voert een klantensegmentatie uit – in het bijzonder naargelang uw behoeften – om u bijvoorbeeld geschikte diensten aan te bieden die overeenstemmen met uw professionele en persoonlijke situatie. Daartoe kan CIB onder meer:

•    De diensten die u reeds gebruikt en uw sociodemografische gegevens beoordelen (leeftijd, familiale samenstelling, inkomsten enz.);
•    Uw gedrag analyseren via verschillende kanalen (bezoeken/meetings, e-mails, bezoek aan de website, berichten via onze website), uw voorkeuren afleiden en hierdoor de informatie en de internetpagina’s die u hebt bezocht personaliseren;
•    De advertenties op de webpagina’s aanpassen zodat ze voldoen aan de interesse die u heeft aangetoond via uw gedrag op onze website, sociale netwerken, in een kantoor of elders (bvb. bij gebeurtenissen waar CIB aanwezig was);
•    Het invullen van formulieren vereenvoudigen door bepaalde velden al in te vullen met reeds bekende gegevens en u te vragen de nauwkeurigheid van deze gegevens te verifiëren en indien nodig bij te werken;
•    De sleutelmomenten beoordelen waarvoor bepaalde diensten u het beste zouden uitkomen;
•    U gepersonaliseerde advertenties versturen per post, of telefoon of per e-mail.

5.    UW TOESTEMMING VOOR HET VERWERKEN EN VERZENDEN VAN ELEKTRONISCHE RECLAME (ELEKTRONISCHE DIRECT MARKETING)

15.    CIB kan uw persoonlijke elektronische contactgegevens (namelijk uw mobiele telefoonnummer en e-mailadres) verwerken om u persoonlijke informatie, advertenties of voorstellen toe te sturen via directe marketing of nieuwsbrieven. In dit geval dient CIB eerst uw specifieke toestemming te vragen.

Door dit privacy beleid te aanvaarden, geeft u uw toestemming voor het verwerken van uw persoonsgegevens voor elektronische direct marketing doeleinden én het versturen van elektronische reclame.

V.    AAN WIE MAAKT CIB UW PERSOONSGEGEVENS OVER?

16.    CIB behandelt uw persoonsgegevens met de grootste zorg en deelt uw gegevens alleen om u de beste diensten aan te bieden bij de uitvoering van haar opdracht.

CIB kan uw gegevens toezenden aan andere entiteiten binnen haar groepsverband in binnen en buitenland, met name aan de andere entiteiten van de groep die CIB bijstaan bij de uitvoering, het beheer en de controle van de activiteiten, met inbegrip van rapportage, ondersteuning en computer beveiliging of het aanbieden van specifieke diensten en producten.

17.    In sommige gevallen is CIB bij wet verplicht om uw gegevens te delen met derden, waaronder overheidsinstanties of toezichthoudende autoriteiten wanneer er een wettelijke verplichting bestaat om informatie over te maken en gerechtelijke onderzoeksinstanties op hun uitdrukkelijk verzoek.

CIB draagt uw gegevens tevens over aan specifieke dienstverleners om te helpen met:

•    Het ontwerpen en onderhouden van computerapparatuur en internetapplicaties;
•    Het aanbieden van reclame- en communicatiediensten, met inbegrip van online en sociale netwerkproviders;
•    Het voorbereiden van rapporten en statistieken, afdrukken van documenten en ontwerpen van producten of diensten;
•    De commercialisering van haar activiteiten, de organisatie van evenementen en het beheer van klantencommunicatie.

CIB dient uw gegevens ook over te maken aan online en sociale netwerkproviders, die CIB gebruikt voor het aanbieden van reclamediensten.

Eveneens kunnen uw persoonlijke gegevens in het kader van gerechtelijke procedures aan gerechtsdeurwaarders of advocaten worden meegedeeld.

In de hiervoor genoemde gevallen zorgt CIB ervoor dat derden enkel beperkt toegang hebben tot de persoonsgegevens die nodig zijn om de vereiste specifieke taken uit te voeren. CIB zal er ook voor zorgen dat derden zich ertoe verbinden de persoonsgegevens op een veilige en vertrouwelijke wijze te gebruiken en te gebruiken in overeenstemming met de instructies van CIB en diens gegevensbeschermingsbeleid.

18.    CIB bewaart uw persoonsgegevens binnen de EER. Er worden dan ook geen gegevens overgebracht naar landen buiten de EER.

VI.    HOE LANG WORDEN UW PERSOONSGEGEVENS BEWAARD?

19.    CIB zal uw persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is voor de verwezenlijking van de doeleinden waarvoor de gegevens worden verzameld.

Deze periode is gelinkt aan de wettelijke en fiscale verplichtingen van CIB, evenals de wettelijke noodzaak om uw gegevens bij te houden buiten de bewaringsperiode ter bewijs of om te reageren op verzoeken om informatie van de bevoegde instantie. Buiten deze perioden worden uw persoonlijke gegevens verwijderd of geanonimiseerd.

VII.    HOE WORDEN UW PERSOONSGEGEVENS BEVEILIGD?

20.    CIB hanteert strikte normen om de persoonsgegevens onder haar controle te beschermen tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking en tegen onopzettelijk verlies, vernietiging of beschadiging

CIB neemt dan ook maatregelen van technische en organisatorische aard zoals encryptie, antivirus, firewalls, toegangscontroles, strenge selectie van medewerkers en leveranciers, om ongepaste toegang, verlies of openbaarmaking van uw persoonsgegevens te voorkomen en te detecteren.

In het onwaarschijnlijke en ongelukkige geval dat uw persoonsgegevens onder de controle van CIB gecompromitteerd worden door een inbreuk op de informatiebeveiliging, zal CIB onmiddellijk handelen om de oorzaak van dergelijke inbreuk te identificeren en actie ondernemen via adequate remediëren maatregelen. Indien nodig, zal CIB u in kennis stellen van dit incident in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving.

VIII.    WAT ZIJN UW RECHTEN BIJ HET VERWERKEN VAN UW PERSOONSGEGEVENS?

1.    RECHT VAN INZAGE, VERBETERING, BEPERKING, WISSING, OVERDRAAGBAARHEID VAN GEGEVENS EN VAN BEZWAAR

21.    Voor de hierboven vermelde doeleinden heeft u:

•    Een recht op inzage van uw persoonsgegevens bij CIB. Dit betekent dat u CIB kan vragen of zij uw persoonsgegevens verwerkt, voor welke doeleinden deze gegevens worden verwerkt, welke categorieën van gegevens worden verwerkt, en aan wie zij worden meegedeeld.
•    Een recht van verbetering als u vaststelt dat uw persoonsgegevens onjuist of onvolledig zijn.
•    Een recht op beperking indien u bvb. de juistheid van uw persoonsgegevens betwist en dit gedurende een periode die CIB toelaat om dit te controleren.
•    Een recht op wissing van uw persoonsgegevens. Wanneer uw overeenkomst met CIB een einde genomen heeft, kan u CIB vragen om uw persoonsgegevens te wissen indien dit niet langer nodig is voor de doeleinden waarvoor deze persoonsgegevens werden verzameld. U heeft eveneens de mogelijkheid om te allen tijde de wissing te vragen van persoonsgegevens die door CIB op basis van uw toestemming worden verwerkt (tenzij CIB een andere rechtsgrond heeft voor de verwerking) of op basis van het gerechtvaardigd belang van CIB (tenzij er prevalerende dwingende gerechtvaardigde gronden zijn voor de verwerking). CIB kan in ieder geval deze persoonsgegevens bijhouden indien dit voor bewijsdoeleinden in het kader van rechtsvorderingen zou vereist zijn.
•    Een recht op overdraagbaarheid van gegevens die uzelf aan CIB  heeft verstrekt indien uw persoonsgegevens worden verwerkt op basis van een overeenkomst of op basis van uw toestemming voor het verzenden van elektronische communicatie én deze persoonsgegevens worden verwerkt met behulp van geautomatiseerde processen. Onder dit recht kan u CIB vragen uw persoonsgegevens door te sturen naar uzelf of rechtstreeks doorsturen naar een andere gegevensverwerkingsverantwoordelijke, voor zover dit technisch mogelijk is voor CIB.
•    U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw gegevens voor de doeleinden die zijn vermeld in artikel IV.3 en IV.4. In het geval van IV.3 kan CIB evenwel de persoonsgegevens blijven verwerken indien er dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking zijn die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden of gronden zijn die verband houden met het instellen, uitoefenen of onderbouwen van een rechtsvordering.

U kunt uw rechten uitoefenen door een geschreven verzoek per post te versturen, dat gedateerd is, ondertekend en met kopie van uw identiteitsbewijs bijgesloten naar CIB Vlaanderen VZW, Kortrijksesteenweg 1005, 9000 Gent of per e-mail naar privacy@cib.be.

2.    RECHT VAN VERZET TEGEN HET VERZENDEN VAN ELEKTRONISCHE RECLAME

22.    In IV.5 werd uw toestemming gevraagd om uw elektronische contactgegevens te verwerken en te gebruiken om commerciële informatie, reclame of persoonlijke voorstellen naar u te sturen (via direct marketingacties of elektronische nieuwsbrieven). Dit geldt met name voor communicatie naar uw mobiele telefoonnummer en e-mailadres.

U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor elektronische direct marketing en u te verzetten tegen de toekomstige ontvangst van dergelijke reclame.
 
U kan ons dit op de volgende wijzen kenbaar maken:

•    Door het versturen van een e-mail met een kopie van uw identiteitskaart naar privacy@cib.be.
•    Door het versturen van een brief per post met een kopie van uw identiteitskaart naar CIB Vlaanderen VZW, Kortrijksesteenweg 1005, 9000 Gent.
•    Door op de link “uitschrijven” of “unsubscribe” te klikken onderaan een e-mail of elektronische nieuwsbrief die door CIB is verzonden.

De uitoefening van het recht van verzet kan evenwel CIB niet tegenhouden om u te contacteren voor enig ander doel, met inbegrip van een wettelijke verplichting of de uitvoering van het contract, in overeenstemming met deze verklaring.

3.    RECHT OM EEN KLACHT IN TE DIENEN

23.    Indien u klachten hebt met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens, kan u ons contacteren als volgt:

•    Per post: CIB Vlaanderen VZW, Kortrijksesteenweg 1005, 9000 Gent.
•    Per e-mail: privacy@cib.be.
•    Via het contactformulier op onze website: http://cibweb.be/webform/contact.

24.    U kunt ook een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit:
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel; tel: 02 274 48 00 – fax: 02 274 48 35 – e-mail: contact@apd-gba.be.